1.AMAÇ
Başvuru sahiplerinden başvuruların alınması ve değerlendirilmesine ilişkin yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.
2. KAPSAM
Kuruluş tarafından personel faaliyetleri kapsamında başvuru alınması sırasında yapılacak tüm faaliyetleri kapsar.
3.SORUMLULAR
- Değerlendirici; yeterliliğe giriş şartı değerlendirmesi yapmaktan,
- Destek Personeli; başvuru evraklarının incelemekten, evrakları düzenlemekten, kayıtları takip etmekten, yazışmaları hazırlamaktan, bilgilendirmeleri yapmaktan, başvuru sahipleri ile iletişimi sağlamaktan,
- Sınav Hizmetleri Sorumlusu; sürecin takip ve kontrolünü yapmaktan, yazışmaları onaylamak ve imzalamaktan sorumludur.
4. İLGİLİ DOKÜMANLAR
- KEK.00 Kalite El Kitabı
- PR.16 Sınav ve Belgelendirme Prosedürü
- FR.40 Sınav ve Belgelendirme Ücret Tarifesi Formu
5. KAYITLAR
- FR.01 Başvuru Formu
- LS.16 Performansa Dayalı Sınav Aday Listesi
- LS.23 Teorik Sınav Aday Listesi
- SZ.01 Belge Kullanım Sözleşmesi
6.TANIMLAR
6.1. Genel
TS EN ISO/IEC 17024 Uygunluk Değerlendirmesi – Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar standardı ve Kalite El Kitabında verilen tanımlar bu talimat için de geçerlidir.
7.UYGULAMA
7.1 Ön Talep Değerlendirmesi
Kuruluş ön talep almak amacıyla web sitesinden sınav ilanında bulunabilir veya sınav açılmasını isteyen kişiler Kuruluş web sitesinden sınav açılması talebinde bulunabilirler. Sınav açma taleplerinin değerlendirilmesi sonucunda uygun bulunması halinde sınav açılır. Ön talep sahiplerine ulaşılarak başvuru formunu ve gerekli diğer dokümanları Kuruluşa iletmeleri istenir.
İlgili kayıtlar;
- FR.01 Başvuru Formu
7.2 Başvuruların Değerlendirilmesi
Başvuru yapmak isteyen kişiler; aşağıda belirtilen evrakları hazırlayarak Kuruluşa iletirler. Belirtilen evrakları olmayan kişiler sınava alınamaz.
- Eksiksiz doldurulmuş ıslak imzalı başvuru formu
- Nüfus Cüzdanı fotokopisi
- Belge kullanım sözleşmesi (uygun şekilde doldurulmuş ve imzalanmış)
- Sınav bedelinin yatırıldığına dair banka dekontu (dekontun açıklama bölümünde sınava girecek kişinin adı soyadı, TC kimlik numarası, sınava girmek istediği il belirtilmelidir.)
İlgili kayıtlar;
- FR.01 Başvuru Formu
- SZ.01 Belge Kullanım Sözleşmesi
Başvuru işlemleri online olarak yapıldığında işlemler yazılım üzerinden takip edilir. Başvuru sahibinin, evrakları, Sınav Hizmetleri Sorumlusunun yetkilendirdiği bir Destek Personeli tarafından incelenir ve evraklarda eksiklik bulunması halinde eksik evrak bildiriminde bulunularak evraklarını tamamlaması istenir. Başka bir kuruluşta sınava girerek birim başarı belgesi almış olan kişilerden, bir diğer birim sınavına Kuruluşta girmek için belgelendirme başvurusu yapmaları halinde adayın başvurusu alınır. Doğrulama; diğer yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu ile irtibata geçilerek yapılır. İlgili belgelendirme kuruluşunun, TÜRKAK (akreditasyon), MYK yeterlilik belgeleri elektronik ortamda doğrulanabilir.
Başvuru sahiplerine yeterliliğe giriş şartı bulunan ulusal yeterliliklerde ön değerlendirme yapılır. Yeterliliğe giriş değerlendirmesi, Değerlendirici olarak görevlendirilmiş bir personel tarafından yapılır. Yeterliliğe giriş değerlendirmesinde başarılı olamayanlar sınava alınmaz.
Kişilerin sınava kabulü Sınav Hizmetleri Sorumlusu tarafından başvurunun onaylanması ile olur. Sınava alınacak adaylar uygun sınava girecek adaylar listesine eklenir. Sınava girmeye hak kazanan adaylara, Destek Personeli tarafından Sınav Hizmetleri Sorumlusunun hazırladığı sınav programına uygun olarak bildirimde bulunulur. Bildirimlerin online sistem üzerinden yapılması esastır ancak gerekli hallerde telefon ile veya yazılı olarak da yapılabilir. Başvuru sahibine başvurduğu programla ilgili, gerçekleştirilecek sınav ile sınavın kapsamındaki bilgi ve beceri ifadelerini içerecek bilgilendirme dokümanları verilebilir. İlgili kayıtlar;
- LS.16 Performansa Dayalı Sınav Aday Listesi
- LS.23 Teorik Sınav Aday Listesi
Sınava giriş şartını sağlamayan adayların belgeleri dosyalanarak arşivlenir. Başvuru ile ilgili tüm kayıtlar sınav sonrasında sınav ile ilgili diğer kayıtlarla birlikte kişinin dosyasında saklanır.